Înființarea unei firme implică o serie de decizii esențiale care pot influența succesul afacerii pe termen lung. Una dintre cele mai importante decizii este alegerea formei juridice, deoarece aceasta determină modul de organizare al afacerii, regimul fiscal aplicabil și nivelul de răspundere juridică a proprietarilor.
În România, cele mai utilizate forme juridice sunt societatea cu răspundere limitată (SRL), societatea pe acțiuni (SA), persoana fizică autorizată (PFA), întreprinderea individuală (II) și întreprinderea familială (IF). Fiecare dintre aceste forme are avantaje și dezavantaje, în funcție de tipul de activitate și de nivelul de investiție inițială.
SRL-ul este una dintre cele mai populare forme juridice datorită flexibilității sale și a răspunderii limitate a asociaților. Aceștia nu sunt personal responsabili pentru datoriile firmei, ci doar până la limita capitalului social subscris. Pe de altă parte, un PFA este mai simplu de administrat și are mai puține obligații contabile, dar persoana care îl deține răspunde nelimitat cu bunurile personale pentru eventualele datorii.
În cazul în care se dorește atragerea de investitori sau listarea la bursă, o societate pe acțiuni (SA) poate fi o opțiune mai potrivită. Totuși, această formă juridică presupune costuri mai mari de înființare și administrare, precum și obligația de a avea un consiliu de administrație și un audit financiar anual.
Alegerea corectă a formei juridice trebuie să țină cont de specificul activității, de perspectivele de creștere ale afacerii și de obligațiile legale asociate fiecărei structuri.
Înregistrarea firmei la Registrul Comerțului
Pentru ca o firmă să funcționeze legal, aceasta trebuie să fie înregistrată la Oficiul Național al Registrului Comerțului (ONRC). Procesul de înregistrare implică mai multe etape și necesită depunerea unui set de documente obligatorii.
În primul rând, trebuie verificată disponibilitatea și rezervarea denumirii firmei. Numele ales nu trebuie să fie identic sau similar cu cel al unei alte companii deja înregistrate. Această verificare se poate face online pe site-ul ONRC sau direct la sediul instituției.
Apoi, este necesar să se stabilească sediul social al firmei, care trebuie să fie atestat printr-un contract de închiriere, de comodat sau printr-un act de proprietate. Dacă sediul social este într-un apartament de bloc, poate fi necesar acordul vecinilor și al asociației de proprietari.
Un alt document esențial este actul constitutiv, care trebuie să conțină informații despre asociați, structura capitalului social, obiectul de activitate și regulile de funcționare ale firmei. În cazul unui SRL, capitalul social minim este de 1 leu, însă se recomandă o sumă mai mare pentru a conferi firmei o stabilitate financiară mai bună.
După depunerea tuturor documentelor necesare, ONRC analizează dosarul și, dacă toate condițiile sunt îndeplinite, emite certificatul de înregistrare. Acest document conține codul unic de identificare (CUI) al firmei, care este necesar pentru deschiderea unui cont bancar și pentru realizarea operațiunilor financiare.
Obligațiile fiscale și contabile
O firmă nou înființată trebuie să respecte reglementările fiscale și contabile impuse de legislația în vigoare. Regimul de impozitare este stabilit în funcție de tipul firmei și de veniturile realizate.
În România, microîntreprinderile sunt taxate pe baza veniturilor realizate, având o cotă de impozitare de 1% sau 3%, în funcție de numărul de angajați. Dacă o firmă depășește pragul de 500.000 de euro cifră de afaceri anuală, aceasta trece automat la regimul de impozitare pe profit, unde cota de impozit este de 16%.
Firmele pot alege și dacă doresc să fie plătitoare de TVA sau nu. Dacă cifra de afaceri anuală depășește 300.000 de lei, înregistrarea în scopuri de TVA devine obligatorie. Aceasta implică obligația de a depune declarații periodice și de a colecta și plăti TVA către stat.
În ceea ce privește evidența contabilă, SRL-urile sunt obligate să țină o contabilitate în partidă dublă și să colaboreze cu un contabil autorizat. Pe de altă parte, PFA-urile pot opta pentru contabilitate în partidă simplă, ceea ce le reduce obligațiile administrative.
Respectarea termenelor pentru depunerea declarațiilor fiscale este crucială pentru evitarea amenzilor și penalizărilor. Printre cele mai importante declarații se numără cele privind impozitul pe profit, TVA-ul și contribuțiile sociale ale angajaților.
Relațiile de muncă și respectarea legislației muncii
Dacă o firmă angajează personal, trebuie să respecte prevederile legislației muncii. Acest lucru presupune încheierea contractelor individuale de muncă, înregistrarea acestora în Revisal și plata contribuțiilor sociale pentru fiecare angajat.
Angajatorul trebuie să asigure condiții de muncă sigure și să respecte prevederile legale privind salariul minim, timpul de muncă, concediile și protecția angajaților. Orice nerespectare a acestor obligații poate atrage sancțiuni din partea Inspecției Muncii.
Pentru a evita problemele legale, multe firme apelează la consultanta dreptul muncii, care le ajută să se asigure că relațiile de muncă sunt conforme cu legislația în vigoare și că documentele angajaților sunt corect întocmite.
În plus, anumite domenii de activitate necesită măsuri speciale privind securitatea și sănătatea în muncă. De exemplu, firmele din domeniul construcțiilor sunt obligate să implementeze măsuri stricte de protecție a muncitorilor și să efectueze instruiri periodice privind siguranța la locul de muncă.
Respectarea reglementărilor specifice domeniului de activitate
În funcție de domeniul de activitate, firmele pot avea obligația de a obține anumite avize, licențe sau autorizații. De exemplu, firmele din domeniul alimentar trebuie să obțină avize sanitare și de siguranță alimentară, iar cele care activează în sectorul transporturilor trebuie să dețină licențe speciale pentru desfășurarea activității.
Companiile care desfășoară activități online, cum ar fi magazinele e-commerce, trebuie să respecte reglementările privind protecția consumatorilor și protecția datelor cu caracter personal, conform normelor GDPR.
În cazul în care o firmă desfășoară activități reglementate la nivel european, este necesar să respecte standardele impuse de Uniunea Europeană, ceea ce poate implica obligația de a obține certificări speciale.
Asigurarea conformității cu toate reglementările specifice este esențială pentru evitarea sancțiunilor și pentru desfășurarea legală a activității firmei.
